Como ya se sabe, un sistema de inocuidad alimentaria tiene una parte teórica, formada por el APPCC, los procedimientos, planes de higiene y demás literatura. Por otro lado, tiene una parte práctica, formada por albaranes, etiquetas o registros APPCC. Y es de éstos últimos de los que vamos a hablar en este nuevo post.
Tras más de 22 años asesorando y auditando empresas e industrias dedicadas al mundo de la alimentación, nos hemos dado cuenta de una cosa. Desde el equipo de Quimicral nos hemos percatado de que rellenar registros es una tarea que causa rechazo a un manipulador de alimentos. Y no les falta razón. Dedicar tiempo a anotar temperaturas de almacenamiento o verificaciones de un detector de metales es algo que no se lleva bien.
“Este no es mi trabajo” o “estoy más tiempo escribiendo que cocinando” son dos frases que escuchamos a diario. Sin embarg, en este artículo intentaremos justificar este trabajo tan tedioso. ¡Esperamos que cuando termine su lectura se entienda mejor su función y las consecuencias de cumplimentar mal un registro!.
Funciones: El papel crucial de los registros en la seguridad alimentaria
La principal es muy sencilla: dejar evidencia de que se realizan controles. En concreto, sobre aquellos puntos que el sistema de calidad considera convenientes, como las temperaturas de los equipos de frío si la empresa no cuenta con seguimiento y control en continuo.
Los registros generados por cada punto de control (PC) o punto de control crítico (PCC) demuestran que están bajo control. Además, alguien en la organización que presta atención a aquellos puntos definidos como principales garantías de que el alimento será seguro. Esto subraya la importancia de la vigilancia en estos aspectos críticos para la seguridad alimentaria.
Tan importante como la anterior, podría decirse que controlar el mantenimiento de los equipos es otro punto crucial por lo que se cumplimentan registros. Si al ir a comprobar la temperatura de una cámara de congelación vemos que el visor marca -5ºC y no está en periodo de desescarche, es evidente que está averiada. Anotar la temperatura real, llamar al servicio técnico y cambiar el género a temperaturas de refrigeración sería lo correcto.
Estas dos funciones, gestionadas adecuadamente, dan mucha información sobre el funcionamiento interno de la empresa y sus procesos, siendo una herramienta muy útil para comprobar la rutina de trabajo, pero en cualquier caso, y siendo prácticos, los registros son utilizados fundamentalmente por los auditores externos y la Administración Sanitaria para verificar que todos los puntos a controlar están siendo vigilados adecuadamente.
Tipos de registros en el APPCC
Dentro de que todos los registros definidos en una compañía son importantes, hay registros que deben ser cumplimentados con mucha frecuencia (horaria, por turnos de trabajo, diaria…) y otros más espaciados en el tiempo (semanal, mensual, anual…) Otros están enfocados a puntos cruciales para la inocuidad del producto y otros son más rutinarios y otros son tan específicos que solo los cumplimenta un departamento o incluso una sola persona.
Ventajas de utilizar registros
La cumplimentación adecuada de los registros asegura el conocimiento del estado de los equipos de una empresa, si deben someterse a reparaciones o no. También asegura que los procedimientos siguen las pautas marcadas en la documentación teórica, sin salirse de los límites marcados y por tanto asegurando que los productos elaborados son inocuos.
Una ventaja primordial es que facilita el trabajo de la Administración sanitaria y los auditores internos, quienes pueden comprobar que monitorizan y controlan los procesos. Además, la Dirección o Gerencia puede controlar mejor a sus trabajadores, no quedando dudas sobre su profesionalidad y control en sus responsabilidades.
Futuro en la gestión de registros alimentarios
La gestión informatizada de los registros ya no es tanto futuro como presente, ya que hay multitud de empresas que cumplimentan fichas de control mediante tablets o móviles, habiendo multitud de empresas que diseñan, integran e implantan estos sistemas.
También son muchas las empresas que ya cuentan con sistemas de gestión de las temperaturas de cámaras y equipos de manera remota, tomando los valores en continuo y avisando a los responsables designados si hay variaciones o desvíos importantes.
Las ventajas de un sistema informatizado son múltiples, pero las más significativas son dos. La primera es evidente, la comodidad y fiabilidad de una cumplimentación informatizada frente a la hecha a mano. Los datos anotados suelen acotarse a un paréntesis fijado para minimizar el error a la hora de, por ejemplo, anotar temperaturas, lo que hace imposible no hacerlo dentro del rango prefijado.
Como segunda ventaja, y volviendo al tema de la Administración Sanitaria, la gestión informatizada da muchas más garantías a la hora de sufrir una inspección sanitaria, acortando los tiempos de revisión y facilitando las tareas.
Otras ventajas de un sistema informatizado
Asimismo, hay más ventajas, como la total disponibilidad de los datos registrados, siempre ubicados en el mismo sitio, la reducción de tiempos a la hora de cumplimentar, el acceso desde otros lugares a la información archivada si se trabaja con la nube o el favorecer una recopilación y análisis de tendencias para conocer mejor la evolución de los datos más importantes en referencia a la seguridad alimentaria.
A más largo plazo la informatización de los equipos de medición, o el “internet de las cosas”, que harán que las cámaras o los hornos tengan conexión a internet y vuelquen los datos de manera continua a servidores o sistemas de alarma para tener monitorizadas todas las características de los procesos aumentaran el control y la seguridad de los productos.
Consejos para sobrellevar los registros en el APPCC
El más obvio y a la vez más importante es el de llevar al día todos los registros, y la persona responsable debe conocer las frecuencias y los puntos a registrar, como hacerlo y son que equipos si fuese necesario.
También es importante rellenarlo todo. Las casillas no están colocadas de manera caprichosa sino que tienen su función, y cumplimentar todos los datos exigidos es muy importante. Si tenemos un registro lleno de temperaturas de cámaras pero no anotamos la fecha, no sirve de nada.
Y este es un mensaje directo a los responsables de la cumplimentación de los registros: un reconocimiento por aquellos que lo hacen bien. No obstante, quién lo hace mal, debéis saber que los auditores saben perfectamente cuando un registro tiene los datos inventados o se ha hecho deprisa.
Y como colofón, la mejor manera de cerrar este artículo es con una frase. Lleva acompañando al mundo de la calidad alimentaria y a sus registros concretamente desde siempre, y es: “lo que no está escrito no existe”
